Indeholder illustrationer skabt med AI
En glemt Microsoft 365-licens kan ligne en lille udgift. Når den samme fejl gentager sig ved medarbejderskift, projektansættelser og ændrede roller, bliver den hurtigt en fast post uden reel værdi.
God Microsoft licensstyring giver jer et klart billede af, hvem der bruger hvilke tjenester, og hvilke licenser der kan frigives. Det handler både om økonomi, orden i administrationen og bedre kontrol med adgange.
Med en enkel fast proces kan selv en mindre virksomhed holde licenserne opdateret uden at gøre det til et stort projekt.
Vigtigste pointer
- Ubrugte licenser opstår ofte, når en medarbejder stopper, skifter rolle eller får en ny computer uden at den gamle brugerprofil bliver gennemgået.
- Se altid licensstatus, aktive brugere og faktisk aktivitet i sammenhæng. Ingen af oversigterne kan stå alene.
- Brug Microsoft 365 Administration til at kontrollere licenser under
Billing > Licenses, brugere underUsers > Active usersog aktivitet underReports > Usage. - Aftal et fast tidspunkt for licensgennemgang. For de fleste SMV’er passer en månedlig eller kvartalsvis kontrol.
- Fjern ikke en licens, før I har afklaret brugerens rolle, data, fælles postkasser og eventuelle systemadgange.
- Lad licensstyringen indgå i den daglige IT-drift, enten internt eller som en del af en fast aftale med en IT-partner.
Hvorfor Microsoft licensstyring bliver en driftsopgave
Microsoft 365 gør det nemt at tilføje brugere og tjenester. Til gengæld kan overblikket forsvinde, hvis ingen har ansvar for at rydde op løbende.
Ubrugte licenser opstår ved ændringer i virksomheden
En sælger stopper, en vikar får en konto, eller en medarbejder flytter til en rolle med andre behov. I travle perioder får oprettelsen ofte opmærksomhed, mens oprydningen må vente.
Det betyder ikke nødvendigvis, at nogen har gjort noget forkert. Problemet er ofte, at HR, økonomi og IT hver især ser deres del af processen. Ingen har det samlede ansvar for at sammenholde ansættelser, brugerkonti og licenser.
En licens kan også være tildelt en aktiv medarbejder, som reelt ikke bruger de programmer og tjenester, der følger med. Derfor bør virksomheden se på både adgang og anvendelse.
En licensoversigt er ikke nok
Antallet af købte og tildelte licenser fortæller kun en del af historien. En bruger kan have en licens uden at bruge Teams, Exchange, SharePoint eller Microsoft 365 Apps i det daglige.
Omvendt kan en konto se inaktiv ud, selv om medarbejderen er på barsel, langtidssygemeldt eller arbejder i et andet system. Derfor skal I altid afklare årsagen, før I ændrer noget.
God licensstyring handler om at træffe beslutninger på et oplyst grundlag, ikke om at fjerne flest mulige licenser.
Find ubrugte Microsoft 365-licenser
Start med de data, I allerede har i Microsoft 365 Administration. I behøver ikke et stort licensværktøj for at få et brugbart første overblik.
Se købte, tildelte og ledige licenser
I området Billing > Licenses kan I se, hvor mange licenser virksomheden har købt, hvor mange der er tildelt, og hvor mange der er ledige. Oversigten viser hurtigt, om I betaler for licenser, der ikke er i brug.
Ledige licenser er ikke altid et problem. Virksomheden kan for eksempel have brug for et mindre antal til nyansættelser. Men et stort og vedvarende overskud bør føre til en gennemgang før næste fornyelse.
I kan få hjælp til at matche behov og abonnementer gennem rådgivning om Microsoft-licenser, hvis licensopbygningen er blevet svær at overskue.
Sammenhold med aktive brugere
Gå derefter til Users > Active users. Her kan I se licenserede og ikke-licenserede brugere samt gæstebrugere. Sammenlign listen med jeres medarbejderoversigt og med de personer, der faktisk har et arbejdsmæssigt behov.
Vær især opmærksom på tidligere medarbejdere, delte funktionskonti og profiler oprettet til tidsbegrænsede opgaver. Gæstebrugere kræver også en vurdering, selv om de ikke nødvendigvis bruger en almindelig brugerlicens.
Et opdateret softwareinventar giver et bedre grundlag for arbejdet. CIS Control 2 om softwareinventar anbefaler blandt andet at dokumentere softwaretitel, udgiver, første anvendelsesdato og forretningsformål.
Brug aktivitetsrapporterne med omtanke
Under Reports > Usage kan I se aktivitetsrapporter for 7, 30, 90 eller 180 dage. Rapporterne hjælper med at pege på konti, der ikke har brugt de relevante Microsoft 365-tjenester i en længere periode.
Brug for eksempel 30 dage som en intern kontrolregel, hvis det passer til jeres arbejdsmønster. En rådgivervirksomhed med daglig Teams-brug kan vælge en kortere periode, mens en sæsonvirksomhed ofte har brug for et længere interval.
Brugsdata for slettede brugere forsvinder inden for 30 dage. Derfor bør I notere relevante oplysninger, før en konto slettes helt.
Byg en enkel proces for licensoprydning
Licensoprydning virker bedst som en fast arbejdsgang. En enkelt årlig oprydning finder ofte fejl, men den løser ikke årsagen til, at de opstår.
Saml de oplysninger, I skal bruge
Lav en enkel oversigt med brugerens navn, afdeling, rolle, tildelt licens, seneste aktivitet og en ansvarlig leder. Tilføj også datoen for næste kontrol.
Det skaber et fælles arbejdsgrundlag mellem ledelse, HR og IT. Samtidig bliver det lettere at forklare, hvorfor en bestemt licens er nødvendig, eller hvorfor den kan ændres.
Følgende oplysninger er normalt nok til en første gennemgang:
- Brugerens aktuelle rolle og ansættelsesstatus.
- De Microsoft 365-tjenester, som personen faktisk bruger.
- Ejerskab af postkasser, OneDrive-filer, Teams og fælles systemer.
- Dato for seneste kontrol og beslutningen om licensen.
Afklar konsekvenserne før ændringen
Fjern ikke en licens alene, fordi brugeren har lav aktivitet. Kontrollér først, om personen ejer en delt postkasse, har vigtige OneDrive-filer eller administrerer Teams og sikkerhedsgrupper.
Når I vil ændre en enkelt bruger, går I til Users > Active users > Licenses and Apps > Licenses og gemmer ændringen. Ved flere brugere kan administratoren bruge Manage product licenses eller fjerne alle produktlicenser samlet.
En ændring bør altid have en ansvarlig ejer. Den kan være nærmeste leder, HR eller en person med ansvar for IT-driften.
Dokumentér beslutningen
Notér, om licensen er fjernet, skiftet til en anden type eller beholdt af en konkret grund. Det gør næste gennemgang hurtigere og mindsker risikoen for, at en medarbejder mister adgang uden forklaring.
Dokumentation er også nyttig ved budgetlægning. I kan se, hvornår licenser typisk tilføjes, og om virksomheden bør ændre antallet før en abonnementsfornyelse.
Gør kontrollen til en fast rutine
En licensoversigt bliver hurtigt forældet. Den bedste rytme afhænger af, hvor ofte virksomheden ansætter, skifter roller eller arbejder med eksterne konsulenter.
Vælg en realistisk frekvens
En mindre virksomhed med stabile medarbejderforhold kan ofte nøjes med kvartalsvis gennemgang. Virksomheder med mange projektansatte eller hyppige ændringer bør kontrollere månedligt.
Læg også en kontrol ind ved særlige hændelser: fratrædelser, barsel, længere orlov, organisationsændringer og større softwareindkøb. Så bliver oprydningen en del af de normale arbejdsgange.
En konto uden synlig aktivitet er et signal til kontrol, ikke en automatisk beslutning om at fjerne licensen.
Fordel ansvaret tydeligt
HR bør melde ind, når medarbejdere starter eller stopper. Lederen bør bekræfte behovet, og IT bør udføre og dokumentere ændringen. Den fordeling forebygger, at vigtige oplysninger bliver væk mellem afdelinger.
En IT-serviceaftale kan samle opgaven, hvis virksomheden ikke har en intern administrator med tid til løbende opfølgning. Med en fast aftale om IT-drift kan licenser, brugere og vedligeholdelse indgå i den samme plan.
Licensstyring styrker også IT-sikkerheden
Microsoft licensstyring erstatter ikke sikkerhedsarbejde. Den giver dog et bedre grundlag for at kontrollere, hvilke personer der har adgang til virksomhedens systemer.
Afslut adgange ved medarbejderskift
At fjerne en licens er ikke det samme som at deaktivere eller slette brugerkontoen. Ved en fratrædelse skal virksomheden derfor tage stilling til begge dele, samt håndtering af post, filer og ejerskab.
En klar offboarding-proces reducerer risikoen for, at tidligere medarbejdere fortsat kan logge ind. Den gør det samtidig lettere at frigive relevante licenser til nye kolleger.
Se licenser og beskyttelse samlet
Nogle licenser giver adgang til funktioner, som virksomheden bruger til sikkerhed, administration eller dokumenthåndtering. Derfor bør en billigere licens kun vælges, når I ved, hvilke funktioner der bortfalder.
Kombinér licensgennemgangen med arbejde omkring adgangskoder, multifaktorgodkendelse, enheder og brugeradfærd. IT-sikkerhed til virksomheden kan hjælpe med at samle de områder i en praktisk sikkerhedsindsats.
Hvornår giver ekstern hjælp mening?
Ekstern IT-support er relevant, når licensadministrationen afhænger af én travl medarbejder, eller når ingen er sikre på, hvilke abonnementer der passer til de enkelte roller. Et erfarent IT-firma kan gennemgå jeres nuværende opsætning og skabe en fast proces uden at gøre hverdagen tungere.
Outsourcing af IT passer især godt, når virksomheden ønsker én kontaktperson til brugere, licenser, Microsoft 365-drift og sikkerhed. I får dermed et tydeligt ansvarssted, mens medarbejderne kan fokusere på deres egne opgaver.
Ved ændringer i Teams, mail, SharePoint eller OneDrive kan Microsoft 365-løsninger til virksomheder også give et bedre grundlag for at vælge licenser, der matcher den faktiske brug.
Ofte stillede spørgsmål om licensstyring
Hvor ofte bør en SMV gennemgå Microsoft-licenser?
En kvartalsvis gennemgang er et godt udgangspunkt for virksomheder med få ændringer. Har I mange ansættelser, fratrædelser eller projektansatte, bør I kontrollere licenser hver måned.
Gennemgå også licenser ved større ændringer i organisationen. Det er nemmere at rette op med det samme end at samle flere års fejl til én omfattende oprydning.
Kan vi fjerne en licens fra en inaktiv bruger?
Ja, men først efter en konkret vurdering. Undersøg om brugeren er fraværende, ejer data eller har ansvar for fælles funktioner, før I ændrer licensen.
Gem beslutningen i jeres licensoversigt. Hvis brugeren senere får brug for adgang igen, kan I se, hvad der blev ændret og hvorfor.
Hvad er forskellen på en ledig licens og en ubrugt licens?
En ledig licens er købt, men ikke tildelt nogen bruger. En ubrugt licens er tildelt en bruger, som ikke længere har behov for den eller ikke anvender de tilhørende tjenester.
Begge dele bør indgå i jeres gennemgang. Den ledige licens kan være en bevidst reserve, mens den ubrugte licens ofte peger på en bruger- eller procesfejl.
Et bedre overblik starter med faste vaner
Ubrugte Microsoft-licenser forsvinder sjældent af sig selv. De bliver typisk synlige, når virksomheden sammenholder købte licenser, brugerstatus og faktisk aktivitet.
Microsoft licensstyring behøver ikke være kompliceret. En kort, fast kontrol med tydeligt ansvar giver færre unødige udgifter og bedre styr på, hvem der har adgang til virksomhedens systemer.